進言集－公司有多少水籠頭在漏水？多少電器在浪費電？ 組織行政怠惰知多少？ 類似Google的公司有多少？

儘管反對全球化的浪潮聲音不少，成長型企業及虎視眈眈的跨國集團仍不斷地將勢力伸到各種可能的國家與地域。與此同時，全球暖化的議題升溫，也加重了人類對 未來生存的危機意識，企業除了積極面對這股尋求最低成本的投資策略，另一方面也可以檢視組織內部，是否有減損競爭力及違反暖化熱潮的角落。畢竟這兩者都有 很強的說服力，其結果對企業的面子與裡子都有幫助。 一個實際例子。筆者所住社區戶數超過1,000戶。用電分大公(社區公共區 域)，小公(各棟大樓)，及個別戶。大公電費由社區管理費收入支付，小公則由各棟依戶數分攤到各個住戶，由住戶自行付費。大公部分，由社區管理委員會負 責，按例是接到電費單就付費，從來沒有爭議。小公部分，即使每一戶都需分攤，但分攤的費用是否合理？是否可以再節省？幾乎沒討論過。就各別住戶來說，唯一 有重大差別的，就是自家用電的節制與否，尤其是夏日的空調使用程度。 過去10年日子就這樣過了。有1天，總幹事蒐集到若干小公電費單，感覺社區與電力公司訂定的契約容量有問題，向管理委員會提出疑點後，大家開始整理過去的單據。最後確定，如果有適當的管理與採取適當的行動，社區的確可以省下不少錢。 段標 ：大公之痛與小公不痛 以大公電費為例，配合降低契約容量，並適當地管制公共區使用空調的時間及溫度，在不影響住戶權益下，一個月有可能省下3~5萬元的電費，1年大概可以省下約50萬元；至於小公，可以省更多。 經 過這樣調整，社區1年能夠節省的電費超過百萬元。問題來了，為什麼過去10年沒有人發現這樣的問題；或者更可能的是，即使有人曾經提出過這樣的問題，但是 沒有理會；或是想瞭解問題，但無從下手。任何可能性都有，但問題10年沒解決，累計浪費的金額就超過千萬。絕對金額看似很大，如果依戶數分攤，每戶還是不 及萬元，每年不及千元。痛不痛？大多數住戶都不感覺到。 這2、3年，能源價格在國際原油價格猛升的推動下，全面提高，電費 是其中之一。台電已不斷在嘶吼虧損多嚴重，可以預期，台灣電費費率未來還是會不斷提高。同時，最近國際間已提出使用多少不同的能源，會產生多少噸的二氧化 碳的數據，將耗能與全球暖化問題，做了明確可信的聯結。 段標 ：公有地宿命的例子如影隨形 回 到社區例子，經濟學有個名詞叫「公有地的宿命」，人類學者稱之為「草原放牧族的悲歌」。不管名稱如何，指的是，凡公有之物，無利用價值時，大家會漠不關 心；有利用價值時，大家都爭先恐後地使用。若政府不介入管理，公有地最後不是變成荒蕪之地，就是過度使用，最終變成荒原或荒漠(沙漠)。 以 草原悲歌為例，原本青青草原，可供1萬頭牛放牧，沒有公權力約制或管理時，每一放牧者都會儘可能地養殖更多牛隻，因為牛隻數量多寡，代表財富或社會／族群 內地位。直到有1天，牛的數量超過臨界點，即牛隻消耗草原的速度，超過青草生長的速率，就會註定這批放牧族群未來的命運：不是自動節制牧養數量，就是面對 草原沙漠化。 能否自我節制，不僅代表這個放牧族群對歷史與自然生態的尊重，也攸關這個族群本來命運：不是被迫不斷遷移，就是族群滅絕。從定義上，公有地宿命早就為共產制度無法長存，做了某種預言。 今天，公有地宿命就像宗教上所說的原罪，仍然在每一個社會或每一個組織中存在。如果說它是必然或自然現象，無法可管或管不勝管，其實也不盡然，從人定勝天的意志力可以克服一切的人類至上論，到無論怎麼做都無法改變命運的宿命論，二者之間，存在著很多可能。 段標 ：行政怠惰遲早會反噬 解 決這個問題，幾個重點值得深思：1、我們知不知道問題存在？不知道，當然就沒有問題，直到有一天情況惡化到警訊出現。2、警訊出現，問題開始凸顯，我們該 如何做？問題不嚴重，大部分人的反應是，還不急著處理。這裡出現嚴肅的差異：知而行與知而不行。知而行是有遠見及負責的態度；知而不行，則是怠惰。在政府 機關，我們稱之為行政怠惰；在企業內，這種情況也非罕見，有人稱為管理漏洞。 政府的行政怠惰隨處可見，尤其是民主制度還不 健全的國家社會；企業有那些行政怠惰呢？舉例來說，人員是否過多？員工的表現是否達到預設的水準？固定成本是否一直為固定？採購成本是否可以再改善？辦公 室是否裝潢過度、閒置空間是否過多？從財務與成本的角度看，幾乎每一項資產的使用情形，或每一項支出都有可以進一步改善的空間。 真 正困難點在於：如何拿捏改善的空間。媒體偶而會報導，Google的員工福利有多好，Google的員工對公司提供的福利有多滿意。沒有人會否認 Google的吸引力，但Google的條件，99.9999％的人與99.99%的企業是無法企及的，因為Google祗有一家。 段標 ：行政不怠惰才能改變宿命 台 灣電子業早期也有很好的員工福利，那是因為企業在快速成長、獲利在非常豐厚的階段。隨著電子業競爭愈來愈激烈，大陸生產基地的致命吸引力，很多經營者與員 工都感到莫大的壓力，隨之而來的當然就是Cost Down，再Cost Down，繼續Cost Down。簡言之，如果企業沒有足夠的創新，與很有價值的創意，Cost Down就成為另一種為求生存或提高獲利的必要手段。而Cost Down銅板，一面來自經營者的直接要求，另一面則是主管與員工是否能壓低行政怠惰。 身為經營者或企業高階主管，你的企業 有沒有行政怠惰情形？業務、產品或生產線可能佔掉你大部分的時間，使你無暇顧及其他的地方。不過，這將不會是阻擋你公司可以不斷Cost Down的一面銅牆。筆者建議，透過提供適當獎金或其他方式如公告表揚，鼓勵內部主管及員工主動提出(當然最好的提議是要有具體的數字或預估，而非天馬行 空，這樣反而你不勝負荷，最終美意不成反成口號)。 廣義地講，壓低行政怠惰不完全等同Cost Down，品質與業務乃至財務、人事行政，行政怠惰處處都有可能存在。如何鼓勵企業內部提出不合理、值得改進的地方，不僅要靠幹部與員工建立共識，更重要 的是經營者本身要能深切瞭解到，企業競爭是全方位的，要企業能夠持續茁壯成長，或至少能存活下來，這是最起碼的責任。過去20年，電子業在很多產品上能逐 一打敗強敵，靠的是什麼？不就是什麼都很勤快嗎？ 轉載自電子時報